Lorsqu’un dirigeant ou un associé conclut un contrat avec sa propre société, un risque de conflit d’intérêts apparaît : la même personne peut se retrouver des deux côtés de la table. Pour encadrer ces situations, le droit des sociétés a créé le régime de la convention réglementée. Il s’agit d’un contrat conclu entre la société et l’un de ses dirigeants ou associés, directement ou par personne interposée, qui doit suivre une procédure de contrôle avant ou après sa conclusion. Comprendre ce mécanisme est essentiel pour tout créateur d’entreprise, gérant ou président qui veut sécuriser ses décisions et éviter d’engager sa responsabilité.
En bref
- Trois catégories : conventions libres (aucun contrôle), réglementées (soumises à approbation) et interdites (nulles de plein droit).
- La procédure d’approbation dépend de la forme sociale : SARL, SAS ou SA n’ont pas les mêmes règles.
- Une convention réglementée non approuvée produit tout de même ses effets, mais le dirigeant peut en supporter les conséquences dommageables.
Qu’est-ce qu’une convention réglementée ?
Une convention réglementée est un accord passé entre la société et une personne qui lui est liée : gérant, président, directeur général, administrateur, ou associé disposant d’une fraction significative du capital. Elle peut être conclue directement ou par personne interposée, par exemple via une autre société contrôlée par le dirigeant. L’objectif du législateur n’est pas d’interdire ces contrats, souvent utiles à la vie de l’entreprise, mais de les rendre transparents afin que les autres associés puissent en vérifier l’équité. Le contrôle repose sur l’information et l’approbation des associés.
Pourquoi encadrer les contrats entre la société et ses dirigeants ?
Le principe protège l’intérêt social contre les abus. Un dirigeant qui contracte avec sa société pourrait être tenté de fixer des conditions avantageuses pour lui-même au détriment des autres associés. En imposant une procédure de contrôle, la loi vise à prévenir les conflits d’intérêts et à garantir que la convention réglementée reflète des conditions raisonnables. Ce régime complète d’autres obligations pesant sur les dirigeants, notamment leur devoir de loyauté envers la société qu’ils représentent.
Les trois catégories de conventions
Le droit distingue clairement trois familles de conventions selon le niveau de risque qu’elles présentent. Cette classification est la clé pour savoir quelle procédure appliquer.
- Conventions libres : les opérations courantes conclues à des conditions normales. Elles ne nécessitent aucun contrôle particulier.
- Conventions réglementées : les accords qui sortent de la gestion courante ou des conditions normales. Elles doivent être soumises à approbation.
- Conventions interdites : certains actes jugés trop dangereux, prohibés par la loi et frappés de nullité.
Les conventions libres : pas de contrôle
Une convention est dite libre lorsqu’elle porte sur une opération courante conclue à des conditions normales. Il s’agit d’actes habituels de la vie de l’entreprise, réalisés aux mêmes conditions que celles pratiquées avec des tiers. Par exemple, un dirigeant qui achète un produit vendu par sa société au tarif public bénéficie d’une convention libre. Aucune procédure d’approbation n’est requise, car il n’existe pas de risque réel de favoritisme. La difficulté pratique consiste à apprécier ce qui relève ou non des conditions normales.
Les conventions interdites : nulles de plein droit
Certaines opérations sont purement et simplement prohibées lorsqu’elles concernent un dirigeant personne physique. Le Code de commerce interdit ainsi à la société de consentir à ses dirigeants (ou à leurs proches) : des emprunts, un découvert en compte courant débiteur, ou encore le cautionnement ou l’aval de leurs engagements personnels envers des tiers. Ces conventions sont nulles de plein droit. Il ne faut pas les confondre avec l’usage normal d’un compte courant d’associé, qui permet à l’associé d’avancer des fonds à la société, et non l’inverse.
Exemples concrets de conventions réglementées
Pour bien cerner la notion, rien ne vaut des cas concrets. Sont généralement qualifiées de conventions réglementées :
- Un bail conclu entre le dirigeant, propriétaire d’un local, et sa société locataire.
- Une rémunération exceptionnelle ou une prime versée au dirigeant en dehors de son mandat.
- La vente d’un bien (véhicule, matériel, immeuble) entre le dirigeant et la société.
- Une convention de trésorerie intragroupe, fréquente lorsqu’une holding animatrice centralise la trésorerie de ses filiales.
Illustration : Claire, présidente d’une SAS, décide de louer à sa société le local commercial qu’elle détient personnellement. Ce bail est une convention réglementée qui doit être portée à la connaissance des associés selon la procédure prévue par les statuts.
Tableau récapitulatif : libres, réglementées, interdites
| Catégorie | Définition | Contrôle | Exemple |
|---|---|---|---|
| Libre | Opération courante à conditions normales | Aucun | Achat au tarif public |
| Réglementée | Contrat hors gestion courante ou conditions particulières | Rapport + approbation | Bail dirigeant/société |
| Interdite | Emprunt, découvert, caution du dirigeant personne physique | Nullité absolue | Prêt de la société au gérant |
Tableau donné à titre indicatif, sous réserve de la réglementation et des tarifs en vigueur.
La procédure en SARL
Dans une SARL, le gérant ou, s’il en existe un, le commissaire aux comptes établit un rapport spécial présentant les conventions réglementées conclues durant l’exercice. Ce rapport est soumis à l’approbation des associés lors de l’assemblée générale d’approbation des comptes. Point essentiel : l’associé ou le gérant intéressé ne prend pas part au vote sur la convention qui le concerne, et ses parts ne sont pas prises en compte pour le calcul de la majorité. L’approbation intervient en principe après la conclusion de la convention.
La procédure en SAS
La SAS bénéficie d’une procédure allégée et souple, largement fixée par les statuts. La loi prévoit essentiellement une information des associés : le commissaire aux comptes, s’il en existe un, ou le président présente aux associés un rapport sur les conventions intervenues. Les associés statuent ensuite dans les conditions déterminées par les statuts. Cette liberté statutaire fait de la rédaction des statuts un enjeu important : mieux vaut prévoir clairement les modalités d’information et d’approbation dès la constitution de la société.
La procédure en SA
La société anonyme applique le régime le plus strict. Toute convention réglementée doit faire l’objet d’une autorisation préalable du conseil d’administration (ou du conseil de surveillance) avant même sa conclusion. L’administrateur intéressé ne participe pas au vote. Le commissaire aux comptes établit ensuite un rapport spécial soumis à l’approbation de l’assemblée générale des actionnaires. L’antériorité de l’autorisation distingue nettement la SA des autres formes, où le contrôle intervient le plus souvent a posteriori.
Documents à préparer
Quelle que soit la forme sociale, la traçabilité est déterminante. Pensez à réunir : le contrat écrit de la convention, le rapport spécial (du gérant, du président ou du commissaire aux comptes), le procès-verbal de l’organe qui autorise ou approuve, et, en SA, la trace de l’autorisation préalable du conseil. Ces pièces permettent de démontrer, en cas de contrôle ou de litige, que la procédure a bien été respectée.
Les conséquences d’une convention non approuvée
Contrairement à une idée répandue, l’absence d’approbation n’entraîne pas automatiquement la nullité de la convention réglementée. Le contrat continue de produire ses effets entre les parties. En revanche, le dirigeant ou l’associé intéressé peut être tenu d’en supporter les conséquences dommageables pour la société : s’il est établi que la convention a causé un préjudice, il pourra être condamné à le réparer. La non-approbation transforme donc un simple contrat en source potentielle de responsabilité personnelle.
Le lien avec la responsabilité du dirigeant
Le régime des conventions réglementées s’inscrit pleinement dans les règles de responsabilité du dirigeant. Un dirigeant qui néglige la procédure, ou qui conclut une convention manifestement contraire à l’intérêt social, s’expose à une action en responsabilité civile de la société ou des associés. Le respect scrupuleux de la procédure constitue au contraire une protection : il démontre la transparence de la démarche et la bonne foi du dirigeant.
Coûts et délais de la procédure
La procédure d’approbation des conventions réglementées n’engendre généralement pas de coût direct spécifique : elle s’intègre à l’assemblée générale annuelle d’approbation des comptes. Les frais éventuels correspondent aux honoraires de rédaction des rapports et, le cas échéant, à l’intervention du commissaire aux comptes. Le calendrier suit celui de l’exercice social : le rapport est présenté à l’assemblée qui statue sur les comptes, en général dans les six mois de la clôture, à titre indicatif et sous réserve de la réglementation en vigueur.
Erreurs fréquentes à éviter
Deux écueils reviennent souvent. Le premier consiste à oublier de faire approuver la convention, par méconnaissance ou par négligence, ce qui expose le dirigeant aux conséquences dommageables décrites plus haut. Le second est de confondre convention réglementée et convention interdite : croire qu’un emprunt de la société par le gérant personne physique peut être « régularisé » par une approbation est une erreur, car cette opération est purement et simplement prohibée. Une troisième erreur classique est de qualifier à tort de « libre » une convention conclue à des conditions particulières.
Se faire accompagner par des professionnels
La qualification d’une convention et le choix de la procédure adaptée demandent de la rigueur. Un accompagnement en expertise comptable et fiscale avec notre partenaire Dinergie aide à sécuriser vos opérations avec les dirigeants et à préparer les rapports. Pour les montages de groupe et les conventions de trésorerie, notre partenaire Paris Ouest Audit, spécialiste du commissariat aux comptes et de la constitution de holdings, apporte un regard indépendant précieux.
Après l’approbation : le suivi
Une fois la convention réglementée approuvée, le travail n’est pas terminé. Il convient de conserver le procès-verbal, de reconduire l’information chaque année tant que la convention se poursuit (les conventions à exécution successive doivent être réexaminées) et de veiller à ce que les conditions restent équitables dans la durée. Une bonne tenue des registres facilite les exercices suivants et rassure les associés comme les éventuels repreneurs.
Questions fréquentes
Une convention réglementée est-elle interdite ?
Non. Une convention réglementée est parfaitement autorisée : elle doit simplement suivre une procédure d’information et d’approbation des associés. Seules les conventions dites interdites, comme un prêt de la société à son dirigeant personne physique, sont prohibées.
Le dirigeant intéressé peut-il voter l’approbation ?
Non. Dans les SARL et les SA, l’associé, le gérant ou l’administrateur concerné par la convention ne participe pas au vote qui l’approuve, et ses parts ou actions ne comptent pas dans le calcul de la majorité. En SAS, les statuts fixent les modalités.
Que se passe-t-il si la convention n’est pas approuvée ?
La convention continue de produire ses effets, mais le dirigeant intéressé peut être tenu d’en supporter les conséquences dommageables pour la société. L’absence d’approbation n’annule donc pas le contrat mais engage la responsabilité de la personne concernée.
Un bail entre le dirigeant et sa société est-il concerné ?
Oui, dans la plupart des cas. La location d’un bien appartenant au dirigeant au profit de sa société constitue une convention réglementée qui doit être portée à la connaissance des associés selon la procédure applicable à la forme sociale.
Faut-il un commissaire aux comptes ?
Pas nécessairement. Lorsqu’il existe, le commissaire aux comptes établit le rapport spécial. En son absence, c’est le gérant (SARL) ou le président (SAS) qui présente les conventions réglementées aux associés.
En résumé
La convention réglementée est un outil de transparence : elle permet à la société de contracter avec ses dirigeants tout en protégeant l’intérêt social. Retenez la distinction entre conventions libres, réglementées et interdites, adaptez la procédure à la forme de votre société (SARL, SAS ou SA) et n’oubliez jamais l’approbation, sous peine d’engager votre responsabilité. Confiez votre formalité juridique à ApiLegal pour sécuriser vos conventions et vos démarches en toute sérénité.
Cet article présente des informations générales sur les formalités juridiques ; il ne constitue pas une consultation juridique. ApiLegal n’est pas un cabinet d’avocats.