En bref. Tout employeur doit tenir un registre unique du personnel dès le premier salarié, par établissement. Les inscriptions y sont portées dans l’ordre des embauches, de façon indélébile, et conservées cinq ans après le départ du salarié.
C’est l’une des obligations les plus simples du droit du travail, et l’une des plus fréquemment relevées lors d’un contrôle de l’inspection du travail — précisément parce qu’elle est jugée secondaire et qu’elle finit par n’être plus mise à jour.
Qui doit le tenir
L’obligation pèse sur tout employeur, quelle que soit sa forme juridique et son effectif, dès lors qu’il emploie au moins un salarié. Elle s’apprécie par établissement : une entreprise à plusieurs sites tient un registre par site, à disposition sur place. Les associations employeuses y sont soumises comme les sociétés.
Qui doit y figurer
| Catégorie | Inscription au registre |
|---|---|
| Salariés en CDI et en CDD | Oui |
| Salariés à temps partiel | Oui |
| Apprentis et contrats de professionnalisation | Oui, avec mention du contrat |
| Stagiaires | Dans une partie spécifique, distincte des salariés |
| Salariés mis à disposition par une entreprise de travail temporaire | Oui, avec mention de l’entreprise de travail temporaire |
| Salariés d’un groupement d’employeurs mis à disposition | Oui, avec les mentions correspondantes |
| Travailleurs étrangers | Oui, avec le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail |
| Dirigeant non salarié | Non |
Les mentions obligatoires
- Identification : nom et prénoms.
- Nationalité, date de naissance, sexe.
- Emploi et qualification.
- Dates d’entrée et de sortie de l’établissement.
- Type de contrat : mentions particulières pour l’apprentissage, le CDD, le temps partiel, la mise à disposition.
- Autorisation de travail pour les travailleurs étrangers.
Les inscriptions sont portées de façon indélébile et dans l’ordre chronologique des embauches. Une correction se fait donc par ajout, jamais par effacement. C’est cette exigence de traçabilité qui donne sa valeur probante au registre.
Sous quelle forme ?
Le registre peut être tenu sur support papier ou sur support numérique, à condition que la forme retenue garantisse les mêmes garanties d’inaltérabilité et de conservation, et que le document reste accessible immédiatement en cas de contrôle. Un tableur librement modifiable et sans historisation ne remplit pas cette condition ; un système enregistrant les mouvements avec horodatage, oui.
Qui peut le consulter
- L’inspection du travail, à tout moment et sans préavis.
- Les agents des organismes de sécurité sociale et de recouvrement.
- Les membres du comité social et économique, dans le cadre de leurs attributions. Voir notre article sur le CSE.
- Les salariés, pour les informations les concernant.
La mise à disposition doit être immédiate : « le registre est chez le comptable » n’est pas une réponse recevable lors d’un contrôle sur site.
Durée de conservation
Les mentions relatives à un salarié sont conservées cinq ans à compter de la date à laquelle il a quitté l’établissement. Ce délai s’ajoute à la durée de présence : un salarié resté douze ans figure donc au registre pendant dix-sept ans au total. En pratique, on ne détruit pas un registre : on le conserve entièrement.
Les sanctions
L’absence de registre, son caractère incomplet ou son défaut de mise à jour sont sanctionnés par une amende contraventionnelle, appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés. C’est ce mode de calcul qui rend la sanction significative pour une entreprise de plusieurs dizaines de salariés. Au-delà, un registre défaillant fragilise l’employeur sur d’autres terrains : preuve de l’ancienneté, contestation d’un CDD, contrôle de l’emploi de travailleurs étrangers.
À ne pas confondre avec les autres registres
- Le document unique d’évaluation des risques, qui relève de la santé et de la sécurité : voir notre article sur le DUERP.
- Le registre des accidents du travail bénins, soumis à autorisation.
- Le registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement.
- Le registre des traitements imposé par le règlement européen sur les données personnelles : voir le registre des traitements.
Ces obligations sont distinctes et se cumulent. Elles s’ajoutent aux informations qui doivent être portées à la connaissance des salariés, détaillées dans notre article sur l’affichage obligatoire en entreprise.
Trois bonnes pratiques
- Mettre à jour à l’embauche, pas plus tard : rattacher l’inscription au processus de déclaration préalable à l’embauche garantit qu’elle ne sera pas oubliée.
- Un registre par établissement, réellement présent sur place, y compris pour un site de deux salariés.
- Vérifier annuellement la cohérence entre le registre, les déclarations sociales et les contrats de travail : les écarts révèlent presque toujours une formalité manquée ailleurs.
Les dispositions applicables figurent aux articles L. 1221-13 et suivants du code du travail, consultables sur Légifrance.
Questions fréquentes
Une entreprise sans salarié doit-elle en tenir un ?
Non. L’obligation naît avec la première embauche. Elle s’applique en revanche dès ce premier salarié, sans seuil d’effectif.
Les stagiaires figurent-ils avec les salariés ?
Ils sont inscrits dans une partie spécifique du registre, distincte de celle des salariés, avec les mentions relatives à leur convention de stage.
Peut-on tenir un registre unique pour plusieurs établissements ?
Non. L’obligation s’apprécie par établissement, chacun devant disposer de son registre accessible sur place lors d’un contrôle.
Faut-il y faire figurer la rémunération ?
Non. Le registre ne comporte pas d’information sur la rémunération : celle-ci figure sur le bulletin de paie et dans les déclarations sociales.
Conclusion
Le registre unique du personnel ne demande que quelques minutes par embauche, mais il constitue la première pièce que demande un contrôleur — et la première qui fasse mauvaise impression si elle manque. L’automatiser au moment de la déclaration d’embauche est le moyen le plus sûr de ne jamais avoir à y penser.